WikiDesk
En pratique
Nous répondons à vos appels en votre nom, en français et en néerlandais, et prenons en charge la gestion de vos dossiers selon vos procédures : production, sinistres, encodage et mises à jour. Vous gardez la visibilité grâce à un suivi régulier de l'activité.
Pour les courtiers qui souhaitent externaliser tout ou partie de leur gestion, renforcer leur équipe ou assurer la continuité du service en cas de pic d'activité ou d'absence.
Ce que ça comprend- 01 Accueil téléphonique en votre nom
- 02 Gestion production et sinistres
- 03 Encodage et mise à jour des dossiers
- 04 Suivi quotidien selon vos procédures
Les interruptions
Joignable pour vos clients, sans que votre équipe décroche toute la journée. Le téléphone sonne, quelqu'un s'arrête, reprend, et cela recommence. C'est le coût qu'on ne compte jamais.
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01
Ce que coûte une sonnerie
Pour vos clients, être joignable n'est pas négociable. Pour votre équipe, chaque appel interrompt une gestion en cours, et le retard se creuse pendant ce temps de réponse.
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02
Vous choisissez les moments
Nous prenons les appels entrants aux heures que vous décidez : la journée, la pause de midi, les pics de saison, les périodes de congés ou en cas de débordement.
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03
En votre nom
Vos correspondants ne savent pas qu'un service extérieur intervient. Nous décrochons au nom de votre organisation, en français et en néerlandais.
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04
Des gens du métier
Nos collaborateurs connaissent l'assurance et travaillent dans votre logiciel de gestion : ils répondent à la question posée, dans la mesure du possible.
Ce que vous voyez chaque matin
Une synthèse de votre matinée : ce qui a été traité sans vous déranger, ce qui attend votre décision, les appels pris en votre nom, les dossiers encodés, les relances envoyées. Seules les lignes marquées « à décider » remontent jusqu'à vous. Le journal de gestion détaille chaque action, heure par heure, avec le canal et l'état.
- 24Appels pris en votre nom
- 38Dossiers encodés et suivis
- 6Relances aux compagnies
Ce qui attend votre décision
- Résiliation anticipée, POL-1874Couverture en cours, le client insiste
- Devis flotte, 4 véhiculesDeux compagnies ont répondu
Le reste est parti sans vous déranger.
- 09:12 Attestation RC familiale, NL Éditée et envoyée E-mail Clos
- 09:28 Avenant flotte, ajout de véhicule Encodé, pièces jointes classées Portail Clos
- 09:41 Déclaration de dégât des eaux Ouverte, compagnie prévenue Téléphone Transmis
- 10:03 Question de garantie, contrat vie Renvoi au client E-mail À décider
- 10:24 Changement d'adresse, FR Encodé dans votre logiciel E-mail Clos
Seules les lignes marquées « à décider » remontent jusqu'à vous.
« Bonjour, bureau d'assurances, que puis-je faire pour vous ? »
- Produit
- RC Auto
- Échéance
- 01.04.2027
- Dernier sinistre
- Aucun
2 appels en attente · décroché en 11 secondes en moyenne
Mise en place
Comment on démarre ensemble.
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01
Une demi-journée chez vous
Nous regardons vos volumes réels : appels par jour, dossiers en attente, demandes qui reviennent. Sans engagement, et le compte rendu vous appartient.
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02
Un périmètre écrit
Nous fixons ensemble ce que nous prenons et ce que vous gardez, périmètre par périmètre, dossier par dossier. C'est annexé au contrat : pas de zone grise.
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03
Deux semaines main dans la main
Votre équipe et la nôtre traitent ensemble. C'est là que nous apprenons vos habitudes, jusqu'à votre façon de rédiger.
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04
On prend le relais, et on se revoit chaque mois
Un point mensuel avec votre responsable WikiDesk pour ajuster le périmètre, dans un sens comme dans l'autre.
Répartition
Qui fait quoi.
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01
Nous
L'accueil téléphonique en votre nom, en français et en néerlandais, et le traitement des dossiers dans vos propres outils.
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02
Vous
La relation de conseil, le développement du portefeuille et la décision finale sur chaque dossier.
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03
Pourquoi on nous appelle
Les pics d'activité, les absences et la difficulté à recruter : les trois raisons que nos clients nous donnent le plus souvent.
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04
À cadrer ensemble
Le périmètre exact, le volume et les modalités, dès le premier échange.
Ça va bien avec
Les solutions qui vont avec. Chaque solution fonctionne seule. Voici celles que nos clients dans votre situation activent le plus souvent en même temps.
Un département à soulager, une équipe à renforcer ? Parlons-en, tout simplement.
Réservez 20 minutes dans notre agenda ou écrivez-nous directement. Votre demande est transmise au responsable de la solution concernée, qui vous répond en français ou en néerlandais sous 24 heures ouvrées.
